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1. Introducción

Las organizaciones desarrollan a lo largo de su vida proyectos para poder subsistir y crecer. La construcción de una planta, el desarrollo de un producto, la organización de un evento o la implementación de un sistema de gestión, todos estos constituyen ejemplos de proyectos organizacionales.

A pesar de ello, no siempre es claro a que nos referimos cuando hablamos de un proyecto. A continuación encontrarán unas definiciones para analizar:

“Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.(1)”

“Un proyecto de inversión es una decisión sobre el uso de recursos con el objetivo de mantener o incrementar la producción de un cierto bien o la prestación de un determinado servicio. Esta decisión se puede materializar en una obra física o en una acción específica.(2)”

“El proyecto es el plan prospectivo (hacia el futuro) de una unidad de acción capaz de materializar algún aspecto del desarrollo económico ó social. Esto implica desde el punto de vista económico, proponer la producción de algún bien o la prestación de algún servicio, con el empleo de una cierta técnica y con miras a obtener un determinado resultado o ventaja económica o social.(3)”

En todos los casos encontramos algunos puntos en común, a saber:

1. Se encuentran acotados en el tiempo (tienen un principio y un fin);
2. Es único, por lo tanto tiene características que lo distinguen de otros;
3. Tiene objetivos específicos (cuando se alcanzan, finaliza el proyecto);
4. Los objetivos del proyecto están alineados con objetivos de orden superior (organizacionales o institucionales);
5. Llevarlo a cabo implica desarrollar un conjunto de actividades interrelacionadas;
6. Se elabora progresivamente (a través de etapas)

Los proyectos se llevan a cabo por lo tanto, para hacer posible la consecución de los objetivos específicos de cada organización en particular. Por lo tanto, estos deben estar coordinados y administrados para poder cumplir con lo anteriormente expuesto.

Existen dos niveles adicionales, que es necesario mencionar para comprender la dinámica del funcionamiento de la gestión de proyectos.

Portafolio: “conjunto de proyectos o programas y otros tipos de trabajo que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.(4)”

Programa: “grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.(5)”

La lógica detrás de la gestión del portafolio es “do the right projects.” Nos referimos a realizar solo los proyectos correctos, aquellos que nos permitan obtener los resultados estratégicos para la organización. El éxito en este ámbito remite al desempeño en conjunto de los programas y proyectos integrantes del portafolio.

La gestión de proyectos, por otra parte, se enfoca en “do the projects right.” En este caso el foco esta puesto en llevar adelante los proyectos en la forma correcta. Los proyectos ya han sido elegidos en la confección del portafolio y del programa, la administración eficaz de los esfuerzos requeridos toma mayor preponderancia.

Como podemos observar en el siguiente cuadro, existe una relación directa entre la Misión y la Visión de la organización, y su nivel operativo más concreto en la gestión de proyectos.

Política, el término más abarcativo y amplio, es plantear cómo se quiere que se hagan las cosas, es decir, un conjunto de decisiones que orientan una actividad y definen los cursos de acción a tomar por parte de un gobierno, de una empresa, o de una familia.

Ejemplos

1. Un gobierno define la política de salud, como se tiene que atender la salud en un país, por ejemplo, priorizar la prevención.
2. Una empresa determina su política de producción, que bienes va a producir, que cantidad, dónde, entre otras cosas.
3. Una familia se plantea la política con los vecinos, que en una casa de barrio es distinta a la de un departamento céntrico.

Para alcanzar ese objetivo de conservar una población sana se traza un plan para prevenir enfermedades y para mantener y mejorar la salud de la población para ello también se tiene en cuenta los recursos disponibles para lograrlo, recursos humanos, como médicos y personal de enfermería, recursos físicos, como por ejemplo, hospitales, cantidad de camas en hospitales, ambulancias y su distribución, recursos financieros para mantener el funcionamiento del sistema (pagar sueldos, comprar medicamentos, alimentos, etc.) y realizar nuevas inversiones. Ese plan definirá un portafolio que incluirá diferentes programas.

Un Programa de Atención Primaria de Salud para la contención y tratamiento de los problemas más leves a nivel primario en centros asistenciales, es decir, a nivel de barrio o de pequeña región. Para aquello casos más complejos que requieran otro tipo de atención se desarrolla un Programa de Atención Hospitalaria. Para el proceso de evitar enfermedades se desarrolla un Programa de Prevención, que incluye vacunación, complemento alimentario para personas que lo necesiten, agua potable para los lugares que carecen de ella, entre otros.

Finalmente, los programas se logran concretar a través de la realización de proyectos, cada programa coordinaría un conjunto de proyectos.

Estos proyectos tienen distintas características, la construcción de una sala de primeros auxilios en un barrio, la adquisición de ambulancias, la puesta en marcha de un centro asistencial móvil de atención primaria de salud en zonas rurales, la informatización de los hospitales, la capacitación de enfermeras/os, la elaboración de monodrogas, un proyecto de vacunación, otro de agua potable para una comunidad o un barrio y uno de nutrición infantil en un Municipio. Cada uno de ellos, si bien se encuentran dentro de una Política de Salud pareciera que como proyecto tiene muy poco que ver con los demás(6).

Cabe aclarar que en las organizaciones se realizan tanto proyectos como operaciones para conseguir el logro de los objetivos.  En ambos casos son llevados a cabo por personas y se encuentran inmersos en las restricciones propias de la escasez de recursos. La diferencia básica es que los proyectos son temporales y únicos, en tanto que las operaciones son continuas, se mantienen a lo largo del tiempo, ya que generan repetidamente un mismo producto y/o servicio.